Begini Peranan Penting Land Arrangement Umroh untuk Kesuksesan Ibadah Jamaah

Cerita di Lapangan, Hari Pertama di Madinah

Saat rombongan travel Pak Arief tiba di Madinah, mitra land arrangement mereka sudah standby satu jam menjemput di bandara dengan bus yang nyaman.

Tim handling menyambut jamaah yang keluar dari imigrasi diantar menuju Bus yang ditandai dengan nama travel kami (Khamsa Journey). Sementara koper jamaah juga sudah tertangani oleh tim handling agar sesuai hitungan.

Setelah jamaah masuk semua ke dalam bus maka diberikan kata sambutan dan welcome drink Zamzam agar vibes lebih kelihatan di Tanah Arab. Pak Arief beserta jamaah langsung menuju ke hotel dekat area Masjid Nabawi.

Sebelum jamaah tiba di Hotel Madinah, tim land arrangement memastikan dan mengambil kunci kamar agar saat jamaah tiba sudah bisa langsung diserahkan kepada masing-masing peserta. Tidak lupa juga bahwa tim handling LA Umroh memberikan informasi kepada jamaah terkait letak hotel, lantai restoran dan paling penting jalan menuju masjid.

Begitu jamaah masuk kamar, jamaah langsung bisa mandi, makan, lalu bersiap mengikuti acara selanjutnya dengan tenang. Sementara koper jamaah sudah ada yang mengurus sampai depan kamar masing-masing, dan lagi-lagi ini adalah pekerjaan tim land arrangement umroh di lapangan.

“Kami sebagai travel hanya bisa memberikan rencana. Tapi yang mengeksekusi semua dengan rapi adalah tim di Arab Saudi, walaupun atas pantauan kami. Mereka adalah pahlawan sesungguhnya,” ujar Pak Arief.

Tantangan dan Solusi di Balik Layar Land Arrangement

Land arrangement bukan hanya soal hotel dan bus. Ini soal manajemen krisis dan keahlian menghadapi situasi darurat.

1. Musim Umroh Padat

Ketika volume jamaah membludak, mitra land arrangement harus mampu mengatur rotasi kamar, memastikan makanan tetap terdistribusi, dan mencegah jamaah terlantar bahkan hilang.

2. Cuaca Ekstrem dan Kesehatan

Di musim panas, suhu bisa menembus 45° Celcius. Tim land arrangement akan mengimbau kepada jamaah waktu-waktu terbaik untuk melaksanakan umroh, menyiapkan air mineral atau Zamzam tambahan, dan bahkan memanggil ambulan jika ada jamaah yang sakit secara mendadak perlu penanganan khusus di rumah sakit terdekat.

3. Masalah Teknis: Hotel Overbooking atau Bus Mogok

Mitra handling umroh yang handal sudah punya backup plan: hotel cadangan dan armada pengganti yang tentunya kondisi ini dimusyawarahkan kepada pihak travel Pak Arief agar sama-sama mengetahui terkait kondisi dan biaya tambahan saat faktor x kejadian di lapangan.

Bagaimana Travel Umroh Menyeleksi Mitra Land Arrangement di Arab Saudi

Travel seperti milik Pak Arief punya SOP dalam memilih mitra:

• Cek legalitas dan kantornya di Indonesia.
• Cari tahu testimoni terdekat dari Youtube dan websitenya.
• Pantau sistem komunikasi dan kecepatan respons dalam setiap tindakan dan pertanyaan.
• Lakukan uji coba kecil sebelum mengirim grup besar.
• Tanyakan MoU perjanjian jika terjadi hal yang tidak sesuai dengan penawaran.

• Jangan cari mitra land arrangement yang memasarkan umroh atau memiliki travel umroh juga, karena bisa menjadi kompetitor.

Dalam hal ini Pak Arief sempat ada pengalaman buruk Agent umroh miliknya ditawari paket land arrangement umroh dari mitranya langsung. Dalam hal ini Pak Arief merasa dikhianati karena mitranya yang dipercaya pegang land arrangement malah menawarkan paket LA umroh kepada agen atau jamaah miliknya.

• Paling penting selanjutnya adalah: carilah rekanan land arrangement umroh yang bisa menjadi perwakilan travel Anda atau perpanjangan tangan travel terhadap jamaah, bukan hanya yang menjual hotel saja atau bus saja.

Kalau yang seperti itu sudah banyak ditemui dilapangan, bahkan main banting-bantingan harga. Namun perlu diselidiki apakah benar hotelnya? tidak pindah-pindah? bersediakah bertanggung jawab jika ada hotel yang tidak sesuai? bahkan pernah jamaah komplain hotel bintang lima bocor saat musim hujan. Nah fenomena seperti ini bagaimana tim handling umroh menyikapi kondisi dan situasi saat sulit?